Tietosuojaseloste

TIETOSUOJASELOSTE

 

 

  1. Jäsenrekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

 

Rekisterinpitäjä:

Suomen Kielipolku SLI ry

Osoite:

Pellervonkatu 9 huone 1009, 33540 TAMPERE

Yhteyshenkilö(t):

Hannu Lehto, jäsenvastaava, puh. 050 552 0101, hannu.lehto(at)kielipolku.info

 

Rekisterinpitäjä:

Aivoliitto ry

Osoite:

Suvilinnantie 2, 20900, Turku

Yhteyshenkilö(t):

Linda Lindroos, linda.lindroos(at)aivoliitto.fi, 022138225

Juhani Heino, juhani.heino(at)aivoliitto.fi, 0447244903

 

Aivoliitto ja Yhdistys ovat yhteisrekisterinpitäjiä. Jäseneksi liitytään Yhdistykseen ja Yhdistys on Aivoliiton jäsenyhdistys.

 

  1. Taloushallinnon rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

 

Rekisterinpitäjä:

Suomen Kielipolku SLI ry

Osoite:

Pellervonkatu 9 huone 1009, 33540 TAMPERE

Yhteyshenkilö(t):

Hannu Lehto, projektipäällikkö, puh. 050 552 0101, hannu.lehto(at)kielipolku.info

Hannele Selin, puheenjohtaja, puh. 045 260 2141, hannelke.selin(at)kielipolku.info

 

Tilitoimisto:

VaTa Järjestöpalvelu Oy

Osoite:

Ilkantie 4, 00400 HELSINKI

Yhteyshenkilö(t):

Tapio Kauppinen, controller, puh. 040 450 1946, tapio.kauppinen@jarjestopalvelu.fi

 

Taloushallinnon rekisteri on tilitoimiston käytettävissä.

 

  1. Rekisteröidyt

 

Jäsenrekisterissä käsitellään Yhdistyksen jäsenien ja sen entisten jäsenien henkilötietoja (jäljempänä Rekisteröity jäsen).

 

Taloushallinnossa käsitellään Yhdistyksen palkkaa, palkkiota ja/tai korvausta saavien henkilötietoja siten kuin työ- ja verolainsäädännöt edellyttävät (jäljempänä Rekisteröity).

 

  1. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

 

Jäsenrekisterin käyttötarkoituksena on Rekisteröityjen jäsenten henkilötietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, sen ylläpito ja kehittäminen sekä markkinointi ja myös päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta Järjestelmässä.

 

Ensisijaisesti Yhdistys vastaa oman jäsenrekisterinsä ajantasaisuudesta. Aivoliitto voi tarpeen vaatiessa tehdä Rekisteröityjen jäsenten henkilötietoihin muutoksia Yhdistyksen puolesta.

 

Henkilötietojen käsittely perustuu Yhdistyksen lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä (Yhdistyslaki 503/1989 11§) sekä Aivoliiton ja Yhdistyksen sääntöjen mukaisten tehtävien suorittamiseksi. Tällaisia tehtäviä ovat mm. oikeuksienvalvonta, koulutus, vertaistuki, viestintä ja virkistystoiminta. Lisää tietoja säännöistä ja tehtävistä saa Aivoliitolta ja Yhdistykseltä.

 

Jäsentietoja hyödynnetään jäsenmäärien tilastointiin alueittain ja ikäryhmittäin. Jäsenmääriä käytetään kaupunkien ja STEA:n toiminta-avustusten hakemuksissa ja raportoinnissa. Tällöin raporteissa ei ole jäsenien yksilöiviä tietoja.

 

Rekisteröidyn terveystietojen käsittely perustuu Rekisteröidyn antamaan suostumukseen.

 

Kokouspöytäkirjat sisältävät lain mukaisesti kokoukseen osallistuvat ja kokouksessa käsiteltävien asioiden osalta tarpeellisia henkilötietoja.

 

  1. Käsiteltävät henkilötiedot

 

Jäsenrekisterissä käsitellään Yhdistyksen jäsenien henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen liittyviä tarpeellisia tietoja. Rekisteröidystä jäsenestä ei välttämättä ole kaikkia jäljempänä mainittuja tietoja. Näitä tietoja ovat:

 

  • Rekisteröidyn etu- ja sukunimi;
  • Rekisteröidyn kotipaikka;
  • Rekisteröidyn lähiosoite;
  • Rekisteröidyn äidinkieli
  • Rekisteröidyn syntymäpäivä
  • Rekisteröidyn jäsennumero;
  • Rekisteröidyn sähköpostiosoite;
  • Rekisteröidyn puhelinnumero;
  • Rekisteröidyn liittymispäivä;
  • Sähköisen viestinnän tunnistetiedot;
  • Jäsenlaji
  • Maksajan jäsennumero
  • Suoramarkkinointikielto
  • Postin osoitepäivityspalvelun kielto
  • Postin osoitepäivityspalvelun käyttöönottopäivämäärä
  • Lapsen sukupuoli ja syntymävuosi, jos lapsi ei voi itse liittyä jäseneksi (alle 15-vuotias)
  • Jäsenmaksujen suoritukset
  • Rekisteröidylle toimitettavat lehdet
  • Lisätiedot

 

Taloushallinnon järjestelmässä käsitellään Yhdistyksen palkan- ja palkkionsaajia palkka- ja henkilöstöhallinnon toteuttamiseksi ja henkilöitä saatavien seurantaa varten. Rekisteröidystä ei välttämättä ole kaikkia jäljempänä mainittuja tietoja. Näitä tietoja ovat:

 

  • Rekisteröidyn etu- ja sukunimi;
  • Rekisteröidyn Tehtävänimike;
  • Rekisteröidyn Katuosoite, Postinumero ja Postitoimipaikka;
  • Rekisteröidyn Henkilötunnus ja Sukupuoli
  • Rekisteröidyn Kieli;
  • Rekisteröidyn Tilinumero;
  • Rekisteröidyn Sähköpostiosoite;
  • Rekisteröidyn Matkapuhelinnumero;
  • Rekisteröidyn Työsuhteen kesto;
  • Rekisteröidyn Kotikunta
  • Rekisteröidyn Palkkatiedot;
  • Rekisteröidyn Verokortti;
  • Rekisteröidyn Ammattiyhdistys;
  • Rekisteröidyn Poissaolot;
  • Rekisteröidyn muut henkilöstöhallintoon ja palkanlaskentaan liittyvät tiedot

 

  1. Säännönmukaiset tietolähteet

 

Henkilötietoja kerätään Rekisteröidyltä itseltään ja Postin osoitepäivityspalvelun kautta.

 

  1. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

 

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Yhdistyksen ja Aivoliiton yhteiseen Järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan.

 

Aivoliitolle ja Yhdistykselle tulevat paperiset liittymiskaavakkeet tuhotaan sen jälkeen, kun tiedot ovat siirretty digitaaliseen muotoon. Aivoliitto toimittaa tarvittavat aineistot suojattuna kohdassa 8 mainituille yhteistyökumppaneille. Tämän jälkeen aineisto poistetaan.

 

Yhdistyksen jäsenvastaavan käytössä oleva pöytätietokone sisältää ennen vuotta 2018 olevia tietoja ja sijaitsee kotona lukitussa tai muutoin valvotussa tilassa. Tietokone on liitetty verkkoon palomuurilla suojattuna ja jäsentietoja sisältävä hakemisto ei ole jaettu verkkoon. Jäsenvastaajan käytössä olevan kannettava tietokone ei sisällä jäsenrekisteriä. Jäsenrekisteriä päivitetään etäyhteydellä. Jäsenvastaava on koulutettu tietosuojan vaatimiin toimenpiteisiin ja rekisteritietojen turvalliseen käsittelyyn.

 

Yhdistyksen toimitilat on lukittu mekaanisella lukolla ja tilaan on avain vuokralle antajan lisäksi neljällä yhdistykseen kuuluvalla henkilöllä ja yhdellä ulkopuolisella toimijalla (seuraava kappale).

 

Tietoturvaloukkauksista ilmoittaminen valvontaviranomaiselle 72 tunnin kuluessa ilmitulosta.

 

  1. Ulkopuoliset toimijat

 

Vuokralle antaja on TOAS, jonka nimetyillä henkilöillä on tilaan yleisavain.

 

Siivouksesta vastaavalla yhteistyökumppanilla on tiloihin avain ja siten pääsy paperilla oleviin tietoihin. Toimijan kanssa on laadittu kirjallinen sopimus luottamuksen tiedon salassapidosta.

 

  1. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

 

Aivoliitto siirtää niiden Rekisteröityjen jäsenten henkilötietoja, jotka tilaavat Aivoliiton julkaisemia lehtiä, yhteistyökumppanille, joka hoitaa lehtien toimittamisen. Siirrettävät henkilötiedot ovat nimi ja osoite. Kyseinen siirto tehdään ilmestymisen mukaan, joka on kaikkien lehtien osalta tällä hetkellä 4 kertaa vuodessa. Yhteistyökumppani ei käytä henkilötietoja mihinkään muuhun tarkoitukseen.

 

Aivoliitto siirtää Rekisteröityjen jäsenten henkilötietoja yhteistyökumppanille, joka hoitaa jäsenmaksujen laskuttamisen ja jäsenkorttien toimittamisen. Siirrettäviä henkilötietoja ovat nimi, osoite, matkapuhelinnumero, liittymispäivä, jäsenlaji, yhdistyksen nimi ja jäsennumero. Kyseinen siirto tehdään kerran vuodessa. Yhteistyökumppani ei käytä henkilötietoja mihinkään muuhun tarkoitukseen.

 

Henkilötietoja voidaan siirtää myös muille palveluntarjoajille Järjestelmän toteuttamiseksi. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

 

Yhdistys siirtää postiosoitteet Posti Oy:n kontaktipalveluun jäsenkirjeen postitusta varten, niiden osalta, jotka saava jäsenkirjeen paperikirjeenä. Postitukseen käytetyt tiedot talletetaan jäsenvastaavan tietokoneelle. Tiedot säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan.

 

Yhdistys tallettaa jäsenluettelon (nimi ja asuinkunta) vuosittain seurantaa varten jäsenvastaavan tietokoneelle ja tarvittaessa tulostaa jäsenkokousta varten tai erillisen pyynnön johdosta julkisen jäsenluettelon lain mukaisesti.

 

Kokouspöytäkirjat tallennetaan puheenjohtajan ja/tai sihteerin tietokoneille ja lähetettään sähköpostilla hallituksen jäsenille ja kokoukseen osallistuneille. Pöytäkirjat tulostetaan ja arkistoidaan Yhdistyksen mappiin.

 

Taloushallintoon liittyvät henkilötiedot ovat tilitoimiston nimetyn henkilön käytettävissä ja siirretään lain edellytysten mukaisesti Tulorekisteriin.

 

  1. Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

 

Yhdistys voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä myös muita palveluntarjoajia, jotka sijaitsevat Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle toteutetaan aina jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella:

 

  • Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso;
  • Yhdistys on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet henkilötietojen siirtämiseksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita. Rekisteröidyllä on tällöin oikeus saada jäljennös kyseisistä vakiolausekkeista ottamalla Yhdistykseen yhteyttä Yhteydenotot-kohdassa kuvatun mukaisesti; tai
  • Rekisteröity jäsen on antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojensa siirtämiseksi, tai henkilötietojen siirtämiselle on olemassa muu lainmukainen peruste.

 

Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti.

 

  1. Henkilötietojen säilytysaika

 

Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin Rekisteröity jäsen on Yhdistyksen jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä Yhdistyksen oikeutetun edun perusteella, ts. mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia (KKO 2017:15). Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai Yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.

 

Kokouspöytäkirjat säilytetään kirjanpitolain määräämän ajan, enintään kymmenen vuoden ajan, ellei ole muita edellytyksiä.

 

  1. Profilointi

 

Rekisteröity jäsen ei joudu automaattisen profiloinnin kohteeksi, jolla olisi häntä koskevia oikeusvaikutuksia tai muita merkittäviä vaikutuksia.

 

  1. Rekisteröidyn oikeudet

 

Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröity jäsen voi antaa Yhdistykselle kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja (esimerkiksi kieltää sähköpostitse lähetettävät markkinointiviestit).

 

Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti, milloin tahansa:

 

  • saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
  • saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot;
  • vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
  • vaatia henkilötietojensa poistamista;
  • peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
  • vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Yhdistyksen oikeutettu etu;
  • saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity jäsen on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot Yhdistykselle, Yhdistys käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja
  • vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

 

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä jäsentä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

 

  1. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

 

Jokaisella Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa Rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli Rekisteröity jäsen katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

 

  1. Yhteydenotot

 

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä ensisijaisesti kirjallisesti jollekin kohdassa 1 mainitulle yhteyshenkilöille.

 

  1. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

 

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 04.06.2019.